Je denkt misschien dat een succesvolle implementatie van een managementstrategie alleen door ontzettende bekwame managers ingevoerd en uitgerold kan worden. Dat is niet zo! Deze personen zijn vaak zeer duur en garantie op succes is er niet. Wat je wel nodig hebt is een goed werkend managementsysteem. Het systeem wordt in dit geval je managementstrategie. Het is het middel, dat er voor zorgt, dat je de gewenste resultaten behaalt. Het managementsysteem wordt de oplossing van je problemen. Een goed systeem is namelijk voorspelbaar, terwijl je medewerkers geregeld onvoorspelbaar zijn. Het managementsysteem zet je problemen met medewerkers om in kansen. Het registreert het proces van managementbeslissingen en elimineert direct waar en wanneer dat mogelijk noodzakelijk is.
Met een managementsysteem maakt u doelstellingen beheersbaar, omdat u systematisch aan de slag gaat met uw problemen om het gewenste resultaat te boeken.
Een managementsysteem hoeft niet moeilijk te zijn. Vaak is er sprake van een handboek. Je zou bijvoorbeeld kunnen beginnen met een aantal checklists. Maar eigenlijk is het simpel gezegd een set van bij elkaar horende afspraken. Deze afspraken zijn meestal vastgelegd in een methodiek, procedure of werkinstructie. Dit alles met het doel om beleid (managementstrategie) en doelstellingen vast te leggen en vervolgens voor elkaar te krijgen.
Het managementsysteem zorgt ervoor dat u doelstellingen beheersbaar kunt maken doordat u systematisch (de naam zegt het al) aan de gang kunt met de onderwerpen van de doelstellingen. Daarnaast zorgt het managementsysteem dat u continu bezig bent met verbetering van resultaten om die doelstellingen te benaderen.
In het verleden werd tijdens de oude ISO normen gevraagd om een handboek als managementsysteem. Dit is daardoor ook gelijk de meest bekende en traditionele manier voor het inrichten van een managementsysteem. In een handboek legt men gemaakte afspraken & werkwijzen vast. Beschreven wordt hoe het bedrijf/ de organisatie moet werken om op een gegeven moment de doelstellingen te behalen. Tegenwoordig is het niet meer vanzelfsprekend om een handboek als methode te kiezen. Het kan nog steeds, maar er zijn ook nog andere methodes. Je kan zelf bepalen wat er moet worden opgenomen in een handboek. Denk hierbij bijvoorbeeld aan procedures of werkinstructies waarmee voor medewerkers helder wordt hoe te handelen in een bepaalde werksituatie. Deze documenten zijn hier bedoeld als hulpmiddel.
Een handboek kan werken zeker bij de iets kleinere of groeiende bedrijven. Het grote voordeel is dat je niet alles hoeft te onthouden. Aan de andere kant kan het ook tijdrovend zijn om het handboek up-to-date te houden bij wijzigingen in de manier van werken.
Ook wordt regelmatig een gestructureerde mappenstructuur als managementsysteem opgetuigd. Dit lijkt enigszins op een handboek. Vaak is het verschil, dat een handboek op een centrale plek is vastgelegd. Terwijl dat bij een mappenstructuur vaak verspreid is gebeurd. Bij een digitale mappenstructuur kan je ook heel gemakkelijk bepalen, welke medewerker waar toegang toe krijgt en wie niet.
Voor dat je start met de deze methode is het verstandig om al vast te kijken of het huidige management systeem in de vorm van een mappenstructuur al effectief werkt. Denk bijvoorbeeld aan beschreven werkwijzen, veel gestelde vragen, procedures, werkinstructies etc.. Een mappenstructuur werkt vaak het beste wanneer er al een zekere mate van volwassenheid en bewustzijn is binnen een bedrijf.
De laatste jaren gebruiken steeds meer bedrijven een softwaresysteem als managementsysteem. Je kan hierbij denken aan AFAS, Exact, SAP, Salesforce of Microsoft Teams.
Het managementsysteem bied je houvast in je managementstrategie. Door alle regels en procedures goed vast te leggen, zorg je ervoor, dat de strategie in de hoofden van de medewerkers gaat zitten. Daarnaast houd je jouw dienstverlening op een hoog niveau ook bij het verloop van personeel. Een aantal voorwaarden zijn van belang om optimale prestaties te bewerkstelligen met behulp van een managementsysteem:
Ontdekt u tijdens het lezen dat u hulp hierbij nodig hebt? Neem dan contact met ons op!
Neem vrijblijvend contact op voor een afspraak: 078 20 49 113
Nu geen tijd? Check de agenda en boek een tijdstip waarop wij u terug bellen!
© 2024 Perspectief Adviesgroep
