Cost management, bedrijfskosten

Inleiding bedrijfskosten

Via een accountantskantoor uit ons netwerk kwamen we in contact met de directie van een groep kinderdagverblijven (kdv). De accountant had het gevoel dat men, na een directiewisseling, onvoldoende grip had op de (forse) vaste bedrijfskosten. Al vrij snel werd duidelijk, dat de nieuwe directie absoluut verstand had van wat zich in de sector afspeelde en van het runnen van een groep kdv’s in de praktijk. Kennis en inzicht over het onderwerp financiën was echter een stuk minder.

Cost management

Tijdens de kennismaking spraken we af, dat de accountant zich zou gaan richten op het verkrijgen van dagelijks inzicht in de financiën en de uitleg daarvan. Wij zelf gingen vervolgens aan de slag met het analyseren van de vaste bedrijfskosten en de onderliggende contracten.

Quickscan bedrijfsscan

Na een quickscan van een aantal grotere kostensoorten, besloten we in overleg met de directie om ten eerste een 4-tal kostensoorten onder de loep te gaan nemen. Hierbij maakten we vooraf afspraken en legden we deze vast voor wat betreft de aanpak en de vergoeding, die hier tegenover stond.

In het kort de situatie vóór en na onze aanpak betreffende bedrijfskosten:

Schoonmaakkosten

Schoonmaakkosten zijn een forse en belangrijke kostenpost voor deze branche. De directie was echter niet tevreden over de kwaliteit van het geleverde werk. Zelfs niet ondanks de regelmatige gesprekken, die ze hierover voerden met het schoonmaakbedrijf.

Kwaliteitsverbetering bewerkstelligd

Wij nodigden 2 schoonmaakbedrijven uit. Aan de hand van een vooraf opgesteld wensenlijstje (en een bezoek) werd verzocht om een offerte uit te brengen. Dit resulteerde uiteindelijk in een contract waarbij de kosten gelijk bleven. Op diverse onderdelen realiseerden we echter een (forse) kwaliteitsverbetering voor met name de frequentie en wijze van schoonmaken. Na 1 maand werd al duidelijk, dat de overstap een meer dan juiste keuze was.

Energiekosten

Het contract liep al aardig wat jaren via de vaste energieleverancier. Het werd altijd stilzwijgend voor drie jaar verlengd. Wij hebben het e.e.a. met de leverancier besproken. Uiteindelijk vond de leverancier toch ook, dat dit gezien de omvang van het contract, niet helemaal correct was. Het contract werd vervolgens opengebroken en voor 1 jaar verlengd op basis van een uiterst scherp tarief. Daarbij kregen we de toezegging, dat de vaste accountmanager vanaf nu jaarlijks een scherp voorstel zou doen en daarbij zelf contact op zou nemen. Met de directie spraken we af, dat dit voorstel in het vervolg jaarlijks even met ons besproken wordt. Al met al een besparing van enkele duizenden euro’s per jaar op de bedrijfskosten.

Verzekeringen

in het verleden is een verzekeringspakket afgesloten bij de huisbankier. Het laatste contact hierover dateerde al weer van 3 jaar geleden. De portefeuille is door een onafhankelijke assurantiemakelaar uit ons netwerk onder de loep genomen en aangepast aan de huidige situatie. Een aantal zaken bleek namelijk als gevolg van de groei van de onderneming niet of onvoldoende verzekerd te zijn. Het verzekeringspakket werd om die reden opnieuw ingericht. Het resultaat hiervan was naast een forse kwaliteitsverbetering, ook een fors (jaarlijks terugkerend) premievoordeel van ruim Euro 5.000,-.

Vervoer/mobiliteit


Er liepen een aantal operationele leasecontracten van de MPV’s voor het vervoer van de kinderen. Ook had men nog een tweetal auto’s in eigendom. Het zicht op de contracten was door de tijd heen verwaterd. De vraag was dan ook ‘doen we dit eigenlijk wel slim?’.

Overzicht zorgt voor inzicht

Wij maakten een overzicht van de lopende leasecontacten. De taxikosten van het afgelopen jaar en de gegevens van de eigen auto’s namen we ook mee. Vervolgens werden de wensen van de directie in kaart gebracht.

Cost control

Uiteindelijk werden de (dure) taxiritten bijna in zijn geheel vervangen door het vervoer met een nieuwe leaseauto. Deze leaseauto zou immers worden bestuurd door één van de medewerkers. Er werden daarnaast 2 leasecontracten aangepast voor wat betreft het aantal kilometers. Ook besloten we om de eigen auto (vanwege de hoge onderhoudskosten) in te ruilen voor een nieuwe leaseauto.

Besparen op bedrijfskosten

Al met al had dit een kostenbesparing tot gevolg, maar werd er ook overzicht gecreëerd in de bedrijfskosten. Verder kan deze relatie te allen tijde een beroep op ons doen om te brainstormen over de toekomstige keuzes op het gebied van bedrijfskosten.

Conclusie bedrijfskosten

Naast deze, door ons uitgevoerde, acties heeft de accountant gezorgd voor overzicht en duidelijkheid voor wat betreft de dagelijkse financiën. Hierdoor is de conclusie, dat binnen een kleine 3 maanden de klant weer volledig grip had op zijn gehele financiële situatie.

Andere relevante blog posts

Contactgegevens

Krijn Tiggelman 06-43762466